TCG HQ Mobile Office (台灣民政府總部行動辦公室：網咖) 如何善加使用、實用、應用及運用
TCG HQ Mobile Office
台灣民政府總部行動辦公室(網咖) 如何善加使用、實用、應用及運用
〇. 台灣民政府總部的行動辦公室 (TCG HQ Mobile Office，網咖)
『工欲善其事，必先利其器』，隨時隨地用隨身攜帶的電腦連上網際網路，進入高效率
的「行動辦公室(Mobile Office)」運作模式，以高益本比(E/P)的準則完成任務和工作
。
1.TCG為何需要行動辦公室?
隨著現今的工作內容和環境日趨複雜，不同職務和領域所需的實際工作需求不一，要讓來自社會各領域的同心們更有彈性地、效率地完成每項任務和工作，且不被侷限在傳統定點辦公室裡才能工作，透過便利無線科技彈性轉換工作地點，讓同心個人可隨時且即時在移動、機動中工作，以提高工作效率和競爭力。
2.善用高效率的線上免費協作平台、文書作業處理軟體
a.高效率的線上協作平台
配合TCG HQ(總部)新建立的行動辦公室(mobile office, 網咖)，可以馬上上線使用
Google完整的資訊工作平台，包括免費的內、外部的溝通(電子郵件、語音郵件、網
路電話、視訊會議、網路公告欄)、個人的出差行蹤、差旅假單的申請與核准、 日常
工作營運ｅ流程、顧客服務報告及輔導智庫等都透過此一平台來實行，其目的是達成
資訊分享、知識分享、溝通與快速反應的辦公環境。
b.免費的文書作業處理軟體
行動辦公室(mobile office)的文書作業處理軟體，可以使用、活用Google免費提供的
Google線上辦公室文書軟體，以及Apache免費提供的Apache openoffice辦公室文書
軟體等。
3.TCG HQ行動辦公室的運作模式
a.自由選擇一個座位，把隨身攜帶的電腦連上座位旁的網際網路
同心進到TCG HQ mobile office(網咖)，自由選擇一個空座位，把隨身攜帶的電腦等
行動設備連上座位處的網路。所有座位上就是一網際網路連線的設置，沒有傳統紙類
的文件，沒有私人物品。
b.泡上一杯咖啡，開始投入工作
從前只能在傳統辦公室打開的個人名冊、會議資訊、教育訓練課程，到網路電話接、
聽留言及雲端功能等等，TCG 同心不但可以把辦公室「帶回家」，還可以隨時隨地連
上網進行工作。
c.教育訓練
提供如何使用電腦、網路的實務教育訓練課程，使同心們能迅速的擅於使用和活用行
動辦公室(mobile office)，包括：
如何連上網際網路、如何啟用瀏覽器、如何瀏覽搜尋、如何寫回email、如何建立通
訊錄、如何撥打接收網路電話、如何啟動網路視訊會議功能、如何啟動免費文書處
理軟體來編輯文書資料 、如何製作投影片……...。
4.結語
行動辦公室(Mobile Office)， 主要是希望打破傳統辦公室的時空限制，可以讓我們走到哪裡都可以就地辦公，那麼行動辦公室就成型了；當然通常一台筆記型電腦或者是智慧型手機是不可或缺，如果有個地方，讓你可以舒服地坐著上網收發e-mail、雲端存取交換資料 、資訊等文件，還可以邊喝杯熱呼呼的咖啡，這樣的「行動辦公室」不僅功能效率高於傳統的office，還少了主管、同事的眼光壓力，感覺、氣氛更吸引人，而現在的TCG HQ mobile office(網咖)正是一間這麼完美的行動辦公室喔！
隨時隨地打開電腦、連上網路，就可以和身處各地的同心開會、親朋好友分享資料和知識，參與會議的人可以做簡報，一起看同一份資料，一起做修正，旁邊開個白板視窗，幾個人用不同顏色的筆畫技術圖討論。整個會議過程都可以錄影儲存，隨時上網備查。
行動辦公室 (Mobile Office)是指可以讓工作夥伴在組織內、外，透過網路隨時隨地處理以往在傳統定點辦公室才能處理的工作。包括因為資訊科技而建置出來的網路平台或實體場所。行動辦公室機制和功能是包括：同步與非同步資訊交換、與專家跨越地理位置協同互動、組織內與組織外資訊與知識存取、定點與不定點漫遊網路聯繫等。組織在規劃行動辦公室前，應考量組織推動行動辦公室的目的、策略、資訊技術與推動後的成效衡量指標，然後再依據組織本身的屬性、使用人數、可投入時間與成本、 競爭對手的現況，以及組織本身期待看到的成效等，再決定行動辦公室資訊系統架構的內容，以達雲端機制最大的綜效。
一. 前言
經濟合作開發組織(OECD)認為以知識為基礎的經濟(Knowledge-based economy) 即將改變全球經濟發展型態，知識已成為生產力提昇與經濟成長的主要驅動力。經濟學人雜誌 (The Economist) 提出即時經濟 (Now economy or Real-time economy)，認為無邊界資訊流通與交換的年代已經來臨，使用者透過使用資訊科技即時因應、反映內外環境的變化，並透過網路與商業顧客、一般消費者、組織合作夥伴及出差在外的工作夥伴進行即時互動與溝通。
根據思科(Cisco)研究報告指出，2015年全球網路總流量將成長到目前的4倍，終端網路連線裝置則將超過150億台。Gardner的研究報告顯示，新型手機、新型PDA (Personal Digital Assistants，個人數位助理) 及電腦等皆能提供無線上網的功能，讓使用者可以輕鬆透過網際網路連線到組織內、外部的網路系統。
綜觀過去、目前及未來，利用無線機動設備裝置來處理日常的工作及具高度機動力的協同合作無疑是組織致勝關鍵，由此可見行動辦公室(Mobile Office)的需求愈發受到社會大眾的重視。
行動辦公室機制可說是組織ｅ化的延伸，目的在於促進組織的營運效率、降低營運成本 、提升顧客滿意及開創市場商機等。當中，最直接的效益是節省辦公室空間與通勤的各項成本及緊密地與顧客保持良好關係，從了解顧客的需求中進而為顧客解決問題，是一種達成顧客滿意的新思維；間接的效益是營造一種新的組織氣氛，使個人有新的工作和生活方式，甚至鼓勵個人在家上班，以電腦與組織連線，迅速取得相關資料，使工作更有效率且讓組織能隨時掌握狀況。
從IBM、Intel、Cisco及HP的行動辦公室架構(下表)，可以一窺行動辦公室(Mobile Office)的架構與規劃重點：
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Framework or Building Blocks of Mobile Office |
IBM |
Portal, e-HR, e-Learning, Digital collaboration, Mobile office, Executive dashboard key performance indicators (KPIs), Expertise location, Virtual help desk, Self-service travel expense processing, e-Procurement, e-Customer self-service, Content management. |
HP |
Intelligent device, Internet connectivity, real-time connection, synchronization, mobile field apps, mobile office apps, mobile services, enterprise applications, database management system, always-on Internet infrastructure, integration services, support services, security, hosting services. |
Cisco |
Intelligent wired network, WLANS, Long-reach Ethernet, Data over cable, Broadband services management gateways, Powered Network service providers, Third-party settlement services, Mobile office program membership, Hotspot Locator tool. |
Intel |
Mobile Networking and Connectivity: Mobile Computing: Mobile Voice: |
二. TCG HQ Moblie Office
行動辦公室 (Mobile office)是可以讓個人隨時隨地 (Anytime, Anywhere) 處理以往在傳統定點辦公室才能處理的工作任務之辦公環境 (Office)。
由於電腦、網路的普遍運用，台灣民政府總部(TCG HQ)建構、實施行動辦公室機制，以提升組織和個人的競爭力和創造更高的附加價值。
提升台灣民政府(TCG)的政務效率和競爭力，有三個機制是必須加以落實，分別是Communcation(溝通)、Information Sharing(資訊分享)及Knowledge Sharing(知識分享)。溝通隨著行動裝置的發達，已經突破了時間、空間的障礙，而資訊分享和知識分享則非借重網路不能達成。當所有人將個人所獲得的資訊放在網路上分享給其他人，大量的資訊累積之後，便會形成一種知識。而對這些資訊、知識加以『解行相應』和『發揚光大』，才是提升TCG政務效率和競爭力的良方。
TCG HQ的行動辦公室主要的設計概念在於，個人彈性地共用座位及保留必要的行政支援人員的固定座位規劃，在每個座位上提供網路連結的功能，並力行桌上整潔運動，隨時保持桌上清潔可供任何人使用的狀態。
個人進入TCG HQ行動辦公室選定座位，並把隨身攜帶的電腦連上網際網路，就可使用現成的Google資訊工作平台，包括內、外部的溝通(電子郵件、語音郵件、網路電話、視訊會議、網路公告欄)、個人的出差行蹤、差旅假單的申請與核准、日常工作營運ｅ流程、顧客服務報告及輔導智庫等都透過此一平台來實行，其目的是達成資訊分享、知識分享、溝通與快速反應的辦公環境。達成以節能減碳為目標，降低文件列印成本及傳輸時間，加強各分部據點之間的溝通整合效率，締造機動辦公及無紙化工作環境，進而減輕組織營運成本，以及提昇組織在外執行運作能力。
三.行動辦公室的效能
行動辦公室(Moblie Office)能帶來超乎想像的效益。行動辦公室不只能提供一個更便捷的網路存取平台和環境，還能提高生產力、提高投資報酬及節省成本等，對於提昇個人的工作、生活品質也有很大的助益。
1.建造可攜式的運算環境 --- 透過數量更少、高效率的網路連線服務更多的使用者
在組織運作環境中，無線技術讓使用者能使用完全的可攜式PC，並突破位置的限制。無線技術讓組織不需為每部電腦佈線，即可為在任何角落的用戶提供電腦資源。透過無線區域網路(Wireless LAN；WLAN)，任何建築物中一組與無線存取接點串連的配線裝置，皆可為配備有WLAN介面卡的PC提供網路存取點服務，這種配置模式能突破佈線架構的位置限制，將PC資源的運用效率發揮到極致，例如筆記型電腦在此環境中，可移至任何地點使用。此外，在不斷變遷的組織網路，無線技術亦可降低設備重覆配置的成本與複雜度。
2.機動性、低成本的網際網路存取
無線技術可讓組織以低廉的成本，迅速推出各種寬頻功能而不須花費重新佈線的費用。對於許多現今的商業環境而言，在現有的建築物(沒有配置Category 5線路)建置全面的網際網路存取功能，在成本上是難以負擔的。組織必須面對在老舊建築中安裝更高階銅導線或光纖線路，以及昂貴的環境成本例如移除石棉建材等，因此必須付出極高的費用，但由於WLAN不須建置新的線路，故能避免上述問題。
此外，WLAN亦能降低成本，並改進各種管理功能。透過WLAN，組織可立即發佈或檢查資料、資訊、情報及發送電子郵件，並支援辦公室內或與顧客間使其能更輕易地通訊。若個人搬遷至不同辦公室，或臨時設立的工作據點，無線技術能輕易配合這些變動，且不必等候長久的轉移時間、支付昂貴的新線路佈線成本、或是重整現有的佈線基礎建設。
3.增加彈性與自由度
無線技術不僅成本低廉，更提供自行調整的自由度，尤其適合搭配持續變遷與擴充的應用環境。對於許多組織而言，其使用人數、分佈位置、據點遷移、技術需求等因素皆難以預測，因此更需要無線技術提供的彈性，以及幾近即時完成的擴充能力。
4.提高生產力
生產力是現今經濟環境中各類型組織最關心的議題，而移動性（Mobility）的增加在生產力提升中佔了相當重要的地位。組織內、外部網路之間的無線連接能讓個人在會議中心、旅館、航站大廳等不同的環境中，透過公眾的無線存取點存取他們的辦公工具，包括電子郵件、時間管理軟體、其他的應用程式及相關資訊、資料。
5.增加投資報酬並節省成本
不論組織規模的大小，工作環境都會發生重組，暫時性的使用環境更是經常會變動。有了WLAN後，不需要重新佈線，也不需架設一個昂貴的有線骨幹網路，安裝費用和產品生命週期成本將能大幅地低於有線網路。
6.改善工作、生活的品質
除了顯著的工作效益外，無線區域網路對使用者的生活品質有顯著的正面影響，包括工作彈性與生產力的增加及時間的節省等。使用WLAN的個人能在較短的時間內完成更多的工作，通常他們可以在遠離辦公室的場所工作，使工作和生活之間達成平衡，提昇對組織的滿意度並有更高的忠誠度和向心力。
四. 行動辦公室的架構與規劃
辦公環境 (Office)，包括因為資訊科技而建置出來的網路平台或實體場所。
組織在規劃行動辦公室前，應考量組織推動行動辦公室的目的、策略、資訊技術與推動後的成效衡量指標，然後再依據組織本身的屬性、使用人數、可投入時間與成本、競爭對手的現況，以及組織本身期待看到的成效等，再決定行動辦公室資訊系統架構的內容。
行動辦公室 (Mobile office)是可以讓個人隨時隨地 (Anytime, Anywhere) 處理以往在傳統定點辦公室才能處理的工作任務之辦公環境 (Office)。
規劃行動辦公室的主要核心精神，除了不必為辦公室環境的大小費神，原因在於無論組織如何變動，個人都可以因為其特有的移動性來達成組織賦予的任務。也就是說，個人只要在任何可上網的地點就可以與組織內部的資源進行互動，產生運轉的機制和生產力。
隨時 (Anytime)，指的是沒有因上下班或跨國時差等的時間限制。
隨地 (Anywhere)，指包括在組織內的任何地點 (At work)、在家中 (At home) 或在組織外任何地點 (On the road)，均可像在辦公室定點一樣的場所。
行動辦公室除了提供個人可以隨時隨地工作環境外，也提供包括：同步與非同步資訊交換、與專家跨越地理位置協同互動、組織內外資訊與知識存取、定點與不定點網路聯線等機能。而互動的內容，則包括個人在組織內日常進行的事務工作，包括：人力資源相關議題 (差勤狀況、組織學習等)、專案進行相關議題 (進度管制、專案會議、專家協尋、專案文件等)、顧客服務相關議題 (客訴解決、客戶服務、訂單協助等)、採購相關議題 (供應商下單、庫存查詢、經銷資訊、商品查詢等)。除此之外，完整的行動辦公室，提供個人個人化的管理工具，例如：個人機動桌面、個人機動知識庫、個人機動專家諮詢中心、個人行程安排工具、個人機動名片簿、個人機動緊急支援中心等，讓常在組織外部辦公的個人，感覺整個辦公環境似乎都隨時環繞在身邊。
1.在行動辦公室的建置目的方面
組織通常會考量個人機動辦公的地點，例如：組織內原固定座位以外的非定點工作地點為何？是否讓個人在家工作？組織外部的出差地點是否需要隨時與組織網路連線？各分部據點與組織之間的聯繫網路等。
2.建構一個行動辦公室其步驟如下：
a. 找出組織對行動辦公室的功能需求：
組織應先釐清需要什麼樣的辦公室，包括：空間的配置模式、希望能藉由空間設計導
引出哪些組織能量、個人的真實需求、組織文化的強化與整合及要實施M化的單位或
部門、對象等應同時列入考慮。
b. 盤點組織目前的資訊化程度：
紮實的資訊化程度將是推動行動辦公室利器，這包括組織內、外部基礎網路建設是否
完備，資訊應用系統環境是否足以支援未來M 化工作者需求，資訊人員的技術能力及
組織後端的資料倉儲基礎設施是否穩固等。
c. 選擇合適的系統整合服務廠商：
建構機動化辦公室所需服務項目眾多，除了規劃辦公室格局的設計組織外尚包括企業
上網服務的固網業者、交換機與電話語音業者、提供套裝或客製化軟體的軟體廠商、
以及提供電腦設備或機動裝置的硬體供應商等，一般提供M化服務的業者 多半無力獨
自完成全面服務，因此選一個能夠提供整合與解決方案的系統整合業者可以為企業找
出最佳組合。
d. 組織文化塑造與持續個人訓練教育：
行動辦公室確實是一項改變個人工作習慣的大變革，組織在推動M化變革時，尤其注
意組織文化的接受程度，對個人內心的衝擊與個人在心態需進行的調適，以及組織所
需的適度調整與規範。而訓練、教育個人的目的，除了熟悉新系統與硬體設備操作外
主要在於化解個人對M化的抗拒。
e. 實施後的績效評量：
成功的行動辦公室不只是節省成本及提供個人的便利性，同時還必須能滿足組織的需
求，真正為組織帶來效益；評量M 化績效有幾項，包括M 化導入成本、更有效運用辦
公室座位、組織形象、個人滿意、顧客滿意、潛在業務能量及組織未來發展等有形與
無形效益。
3.在行動辦公室的資訊技術方面
a.機動辦公配備：
主要是個人攜帶式的行動裝置，如機動電話、PDA、筆記型電腦等。
b.機動辦公地點：
組織外部辦公室、組織外部工作點、家裡及其他任何可連上網際網路的地點。
c.行動辦公連線方式：
辦公室的區域網路 (LAN)、電話或寬頻連線 (DSL)、無線區域網路 (WLAN)、無線寬頻
網路 (WWAN)。
d.資訊安全機制方面：
防火牆、病毒、駭客等問題
4.行動辦公室的運作過程
行動辦公室不僅在讓組織個人隨時隨地工作而已，也可以隨時隨地服務顧客，並解決顧客的問題。此外，行動辦公室也應朝向隨時隨地與合作夥伴或分部據點查詢、溝通、分享、交換資訊等傳統需面對面才能進行的活動。
行動辦公室更應積極建立可以和組織外部專家學者或顧問團隊交流的管道，以規劃出協同解決問題的機制。因此，未來的機動工作者(mobile worker)不需在定點的辦公場所工作。這樣一來，不僅工作地點的彈性大增、工作效率加快、管理成本降低，以及溝通時 間縮短等，並可以明顯增加組織的效率與競爭力。
科技的進步，已讓在組織內、外的個人可以直接利用手機、PDA或筆記型電腦等透過無線網路達成工作任務。針對個人的業務自動化工作、顧客服務機動化、機動知識庫擷取與應用，以及突發狀況尋求專家問題解決的即時性等，都使組織順利地避免浪費大量溝通的時間與成本。
案例一：
1995年時，英國石油組織（British Petroleum，BP）的鑽井船出現故障問題。過去要解決類似的問題，需要專家乘坐直升機飛到現場進行障礙排除，費用平均是每天150,000美元。 在有了衛星網路通訊設備與虛擬工作小組計畫實施後，鑽井船的工程師就可以在一台小型攝影機前，檢修有故障的設備，而這台攝影機藉由衛星通訊系統與BP虛擬 工作小組的基地相連。BP虛擬工作小組與千里之外的專家順利而迅速地取得聯繫後，透過即時的視訊系統與船上的工程師共同診斷故障的設備，並在很短的時間便 將問題解決了。
案例二：
IBM自從導入Lotus Sametime網路會議後（e – Meeting），平均每個月省下四百萬美元的差旅費，並在每個月舉行4000次以上的網路會議。全球近30萬名的個人，有60 %的同仁透過Sametime進行即時傳訊，甚至查詢所有個人資訊。網路會議、線上學習、即時傳訊、個人目錄查詢、知識與專業經驗管理，以及容許使用者量身定作的入口網站等，替IBM每年節省的組織支出更高達4億美元。
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五. 行動辦公室發展的的瓶頸與挑戰
當一個組織完成行動辦公室的資訊系統建置後，組織業文化、工作人個人對時間的自我管理、以目標為導向的工作方式、管理者對知識工作者的信任與遠端協同管理方式等都將隨著機動辦公的新文化、新價值觀而必須進行調整與改變。
動態領導人的特質（Dynamic leader）、無疆界組織（Boundaryless organization）、虛擬工作團隊（Virtual teamwork）等，都如雨後春筍般的在各領域使用、實用、應用及運用，本文也藉此提醒所有正準備或已實施行動辦公室的組織業或管理者，應留意上述這些組織變革、組織法則等，與行動辦公室的資訊系統做個配套來實施，否則將會重蹈電子商務(E – commerce)、數位學習(E – learning)和知識管理(Knowledge management)等在許多組織無法順利推行的覆轍。
此外，組織E化程度的強弱、組織內部知識管理系統與知識庫內容的豐富性、價值度與開放程度等，也都會影響行動辦公室的推動效益。如果組織個人從組織外連線到組織內部資料庫時，卻發現資訊文件庫或知識庫不正確、不完整或分享權限不足，這時個人如何能找到適當的問題解答呢？如果組織業沒有建立完整的專家名單資料庫，當機動工作者連線回到組織請求協助時，他又應該找誰來協助解決問題呢？如果組織沒有建立完整的經驗社群、專家社群，機動工作者將去何處尋找有經驗的團隊來支援或解決所遇到的緊急狀況呢？
因此，面對知識經濟的時代，知識管理與組織E化應整合規劃並儘速導入。若組織已經E化，卻未進行知識管理，那麼也應整合規劃導入行動辦公室與知識管理，以避免造成繼知識逆差(Knowledge deficit)後的機動逆差(Mobile deficit)。
六. 行動辦公室未來的走向與趨勢
在21世紀開始的知識經濟時代，全球經濟型態變化的週期更短，但變革卻更趨激烈。從1990的「新經濟」時代開始至今約有十年的歷史，而其中又迅速的轉換了兩個經濟時代，分別是：「知識經濟」時代和「即時經濟」時代，而各經濟時代的特徵也不盡相同：
● 1990年新經濟(New Economy)時代：組織E化成為必然的變革，組織的新價值觀變成
以顧客為導向及80／20法則之應用，速度成為組織決勝的關鍵，資訊及數位工具(如
Internet、E – mail等)的應用則是這個時代的新工作模式。
● 1996年知識經濟（Knowledge – based Economy）時代：組織最大的變革是開始導入
知識管理，以最佳經驗與學習型組織為基礎的工作模式已然成形，組織必須建立全新
的知識價值觀並落實知識分享文化，組織能否不斷創新及持續學習成為決勝的關鍵。
● 2002年的即時經濟（Now Economy）時代：此時的組織朝向多元價值發展，懂得如何
運用與整合資源成為組織運作成功的關鍵要素，辦公室文化也逐漸轉為行動辦公室及
虛擬工作團隊，而動態組織業管理則成為組織最大的變革與挑戰。
因此，組織E化、知識管理和行動辦公室整合應用的年代。
七. 結論
由於資訊科技與通訊技術的快速進步，造成人類的工作與生活都出現重大的變革，例如網際網路、線上購物、機動通訊、無線上網、藍芽技術、視訊會議及數位電視等，而這些變化也常常是科技創造者本身當初都始料未及的整合性應用。
雖然如此，資訊科技與通訊技術驗整合應用後，造成未來在遠距協同合作與行動辦公室工作型態的快速成形，因此組織得以節省不少的遠距會議與專案溝通的成本和費用，並成為科技快速發展與整合下的新契機。
從新經濟、知識經濟到即時經濟的趨勢，意味著組織其實永遠也無法正確掌握是否善用最佳的資源，並作出最佳決策。組織在擁有傳統常用的內部資源與實體資源之際，如何利用組織外部資源與網際網路資源的新契機。緊跟趨勢、創新思維、善用工具、改變流程及整合資源等，是面對即時經濟、落實行動辦公室的成功關鍵因素。
本文作者
李 琛 (41, 9 ,1)
Lee Li
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Mobile Office(行動辦公室)的建構、落實及活用之實例
CPC 推行Mobile Office(行動辦公室)成功的案例，可做為TCG HQ 網咖中心啟用的參考；
1993年起我曾在CPC擔任管理師暨策略分析師，所以對CPC落實Mobile Office機制，我有相當
程度的『解行相應』；
在『工欲善其事，必先利其器』的準則下，如何使工作夥伴善於使用電腦、網路的訓練是必要的
，尤其TCG HQ的長官、同心尚有許多人未曾使用過電腦和網路，這是要加強訓練，以使TCG的
政令、資訊、信息及台灣法理等資料、知識能即時地分享、傳遞及宣傳到廣大的社會大眾。Google免費的雲端機制、電子信箱、網路電話、網路視訊等功能，在E/P(益本比)的考量下，是
很值得在TCG中央-州-郡推行使用，此可以提升TCG同心個人的工作效率和組織運作的競爭力，
更能使同心對TCG的向心力、歸屬感更加強化；例如：啟用Gmail，你就能同步線上編輯本則mobile office的文件，你也可以線上同步邀請其他
人加入研討，此程序是可以透過Google的免費網路視訊會議模式來進行。
Mobile Office Vs. Notebook
生產力中心(CPC)實例研究
前言
行動裝置與無線通訊的普及，讓我們更有機會以新的工作方式來打破地域的限制。不在同一個辦公室的同事，可以在線上開會，並共同編輯同一份提案書，也可以在線上無時差地分享各種知識、資訊及情報等資料。雲端服務的興起，有機會讓我們改變工作與溝通的方式。
一. CPC是一機動效率的產業顧問
CPC是台灣最大的一個顧問公司，一年前公司決定搬到汐止現址的同時，也決定實施一個新的工作方式和環境，而萬以寧，正是推動這個計畫背後的雙手。
初踏進CPC的辦公室，很多人大概會對這樣的辦公環境很不習慣，寬闊的辦公室、二百多張的辦公桌上竟然除了一支電話，什麼都沒有。早個幾年，若讓別人看到這副景象可能很多人都會竊竊私語的討論著「啊！公司大概要倒了！」「要倒了？」才不呢！這是CPC實行 Mobile Office（行動辦公室）一年四個月之後的辦公室景象。
Mobile Office的概念在CPC早已醞釀了一段時間，去年適逢CPC將辦公室從松山機場 搬到汐止，而現任CPC總經理萬以寧藉著這個搬家異動機會也開始了公司強迫資訊化 的第一步。
二. CPC團隊虛擬化，提昇競爭力
在一個即將步入二十一世紀的年代，CPC採用這樣的一個制度，其實是在為將來的工 作型態作一種「以身作則」。在萬以寧的想法中，想要提升企業競爭力，有三個觀念 是必須要推廣的，分別是Communcation（溝通）、Information Sharing（資訊分享） 和Knowledge Sharing（知識分享）。溝溝隨著機動電話、呼叫器這些通訊器材的發達 ，已經突破了空間的障礙；而資訊分享和知識分享則非借重網路不能達成。當所有人將個人所獲得的資訊放在網路上分享給其他人，大量的資訊累積之後，便會形成一種知識，而這些才是提升競爭力的良方。
很多人都很好奇，CPC為什麼採用了這樣一個工作型態，萬以寧認為，很多人都將Mobile Office的焦點集中在「Office」這個座位的安排上，其實在各行各業中很多人早就已經生活在一個Mobile的工作型態中，最明顯的例子便是各公司的老闆。大老闆們常常出國談生意、陪廠商應酬、打商務高爾夫，這些事雖然都沒有發生在辦公室內，但是他仍然處於一個工作的狀態。因此萬以寧很肯定的說：「Mobile是一種生活方式，而不是一個座位。」
三. CPC無紙化的辦公環境
每一個Mobile Worker進公司的第一件事，便是在空曠的辦公室中挑選一張自己喜歡的座位，拿起桌上的電話做完簡單的設定，將筆記型電腦的網路連接線插入座位上的插槽中，這個座位此刻便是屬於他所擁有，一切屬於他的電話將會透過電腦自動轉接到他所在的座位上；打開筆記型電腦，連上CPC 的Intranet(公司內網路)，開始一天的工作 。
由於電腦、網路的普遍運用，CPC的辦公室中近乎是一個「無紙化」的辦公環境，個人每天的工作流程、行蹤、差旅報支、請假單都是在公司內部網路上完成，即使是專案的企畫也都是透過電腦操作，而主管的批示也在電腦上完成，這樣的作業大大的簡化了行政工作的流程。
四. CPC推行Mobile Office初期面臨的困境
不可諱言的，CPC在實施Mobile Office的初期的確遭遇了一些阻力，主要來自於人員的排斥感。由於Mobile Office沒有固定的座位，不能再像以前一樣到座位上看看Memo紙，到公司的佈告欄閱讀有沒有新的消息，每一個人都必須習慣於使用E-mail、網路佈告欄、線上報支、線上請假等等這些新型態的工作方式。這樣的工作方式對一些較早進入CPC的員工而言的確是一大衝擊，因為他們不會打字、不習慣線上的作業方式、沒有固定的座位、沒有團隊的歸屬感。
關於這一點，CPC早在公司尚未遷移前即已開闢了一系列的課程，鼓勵員工參加，同時並提供想要購買筆記型電腦的員工無息貸款。這一切的措施在初期並沒有引起很大的迴響，一直到了公司搬家後，所有的系統正式上線，不會操作的人無法報支、無法請假....常常求助別人又不好意思之後，終於公司辦的教育訓練課程場場爆滿，公司開始急速的電腦化。而以前抱怨打字比寫字慢的同仁們，也都慢慢的適應了這樣的工作方式。根據CPC人事單位統計，公司遷移後的離職人數，包括因交通距離因素計算在內，四百人之中僅佔了個位數字。
五. CPC完整的網路資料系統
CPC整個Mobile Office的架構，其實大部分建立在電腦組所開發的一套「大家在哪裡」軟體系統。公司員工一旦刷卡進入公司，電腦便會將個人所選定的座位登錄在電腦上；每一個人也必須在電腦上鍵入個人的出差申請、每日的流程等等，透過「大家在哪裡」每一個人都可以經由電腦查詢到其他人的行蹤和動態，方便聯絡。只要坐在電腦前，每一個人都很容易的知道其他人在哪一個辦公室（台北、台中、台南或高雄）甚至哪一個位置上，以及什麼時候出差、出差到哪裡、什麼時候回來。輔以Voice mail，可以主動的掌握每一個員工的行蹤，而不是被動的等待回報。
萬以寧非常的強調在資訊化的過程中，人們也不能被動的等待接收訊息，而是主動的去尋找資訊。因此在CPC的佈告欄上禁止張貼任何公告，所有公司消息的發佈全部透過公司的Intranet。在不倚賴座位，而倚賴電腦系統的情況下，訊息發佈速度變的相當快。
而在生產力中心的Intranet中也建立了完整的資料庫，每一個員工都可以透過公司的網路取得相關教育訓練的資料以及公司和廠商的往來記錄，例如這個專案以前是誰指導、輔導多久、做什麼事；這家廠商和生產力有過哪些來往、誰去做、做多久，如果要做這樣一個專案，應該去找哪些具有這種專長的人。而這樣的一種方式，也逐漸成為公司經驗傳承的主要方法。根據電腦組賈中道經理的表示，「Mobile Office只是將公司行之有年的系統、透過行動辦公室 的概念讓大家更加深對它的依賴。一旦公司的同仁習慣了這樣一個電腦環境和中文輸入，將來不管推什麼系統都沒有問題」。
六. CPC新型態的管理方式
座位空間的節省對萬以寧來說，是這一波推行Mobile Office當中最不重要的一件事了！「Mobile不Mobile只是一個手段，主要是讓所有生產力的員工接受資訊化的環境。」當處在一個不會使用電腦無法請假、無法報支、無法支薪的公司中時，自然而然每個人都會了！同時，打破空間的藩籬和部門之間的壁壘後，公司的組織自然可以無限膨脹、也可以局部縮小，萬以寧自詡為這是一種變形蟲的組織、彈性的組織、專案的組織「將來公司任何部門的合併或人員的擴充，不過就是電腦上的一個按鈕罷了，我們不需要再去更動座位。」。
實行Mobile Office之後，不僅員工的工作型態改變，就連主管的管理方式和心態都必須加以調整。傳統命令式、威權式的管理方式必須轉變成為溝通、協調和信任。而談到管理方式，就不可避免談到組員的向心力和歸屬感的問題。
由於CPC大部分團隊都是屬於業務性質，因此同一個單位的組員不一定成天都在一起，必須常常在客戶的辦公室中服務，加以座位的不固定，因此，每一個單位的「組經理」相對的必須負起更多的責任。通常組經理每週都會安排固定的聚會時間，讓全體的組員面對面的溝通、分享心得，而場地常常是公司以外的咖啡廳。「組經理變的很重要 ，我們不斷的加強組經理的責任意識，對於不適任的組經理也會撤換。」賈中道詳細的解說著。至於歸屬感的問題，也逐漸的因為同一組的組員會選擇同一區的座位，而慢慢的將歸屬感由固定的那一張座位轉移到那一個區域。
七. CPC Mobile Office的成本及效益
對於一個公司而言，在評估採用Mobile Office時的考量不外乎是成本及效益。以CPC的經驗來說，成本上看的到最大的變動是節省了辦公室的空間。目前CPC實行Mobile Office的座位共有二百一十個，其中有百分之五十一的座位上有安置桌上型電腦。以目前在台北汐止上班的 Mobile Worker來說，其實座位是足夠每個一個人擁有一個固定的座位，可是公司提前實施Mobile Office主要是為了因應未來的人員膨脹。依照美國的經驗，實行Mobile Office之後，公司座位與人員的比例大多維持在1：3，甚至韓國有高達1：9的比例。因此，CPC評估依照目前的座位安排，大約還可以容納四百位新進人員而座位不需要做任何的更動。
在無形的成本方面，由於CPC輔導廠商很多是以工作小時計算的，Mobile Office的作業流程節省了顧問師們大量花費在行政事務上的時間，而可以將這些時間移轉到客戶方面 ，「節省顧問師的時間就等於我們賺回來的」 賈中道說。那麼會不會因為採用Mobile Office而造成同一組中有的同事在外面較為鬆懈懶散呢？賈中道的回答是：「生產力中心是一個利潤中心、每一個部門都必須自負營虧。如果連續虧損達兩年、而這個部門在可預見的未來沒什麼展望，那麼就只好看看別的部們需不需要你，如果真的都找不到，那麼，對不起生產力真的不需要你了！」在這樣的一個環境之下，配合實施CPC的利潤獎金制度，讓在盈餘的事業組中，打混的人無法生存；虧損的組則整個都即將消失，因此員工對於自己工作上的表現其實是更為積極的。
目前Mobile Office的觀念在台灣才剛剛起步，它所揭櫫的是一個新的工作型態。在台灣社會逐漸轉形成為一個資訊化、服務業為主社會的同時，節省成本、提高效率是每一家公司努力經營的目標。CPC執行這套制度已經年餘了！很多員工也從抗拒的心理慢慢的習以為常。作為一個台灣的專業顧問公司，CPC不僅本身實踐一種未來工作方式的雛形 ，更將這樣的思維模式帶到一般社會企業團體之中。生產力中心的作法正是朝向這個目標一步步的邁進。在全體國民電腦資訊識字率逐漸提升的同時，Mobile Office所帶來的觀念，將可以得到更佳的詮釋。
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For 黃國禎 ，
儘管安心上線飆網，尤其Google Apps會讓你安枕無憂；
我曾在CPC的Mobile Office使用案例經驗，以及20多年來我在證券、期貨及選擇權等的金融商品操盤運作過程中，也都是使用、應用及運用Mobile Office來上班和工作等，從未發生你所說的『被攔截』的事件過。
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For 黃國禎 ，
TCG Intranet尚未建立，可以使用internet的Google Apps來建構和使用；
TCG目前的官網是經由ning.com的免費標準且陽春的協作平台構建而成的，蓋因啟頭時經費拮据，所以採用ning.com的標準平台。
Taiwan Civil Government 官網
